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伝える力 池上彰 要約

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はじめに

仕事の様々な場面でコミュニケーション能力は求められる。伝えるには話す、書く、聞く能力が必須。それらによって業績が左右されることも往々にしてある。現代のビジネスパーソンに不可欠な能力といえる「伝える力」をどうやって磨き、高めていったらよいのか。その極意を解説しています。

第一章 伝える力を培う

伝えるために大事なこと。それはまず自分自身がしっかり理解することです。自分がわかっていないと相手に伝わるはずがありません。意味が分からないまま読んだり話したりするとそれを聞いている相手も意味がわかりません。

理解を深めるためにはまず、「自分がいかに物事を知らないか」を知ることからスタートです。そして事実に対する畏れを持つこと、謙虚になることも大事です。謙虚になることで見えないものが見えて、成長、上達します。

自信を持つことは良い面もあります。自信が無ければ、いい仕事はできるはずがありません。しかし自信が過剰になると傲慢になり他者の意見を聞こうとしません。

大人になると「聞くのが恥ずかしい」「こんなこともしらないの?」と思われたくない気持ちが働いて、わからないことをわからないままにしてしまいがちになります。聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥です。

自分の伝える力が備わった手応えは、相手の反応を見ることです。表情などから読み取ります。相手のリアクションが良くなるところを探す努力をすると、自分のプレゼン能力を高めることができます。相手の「へぇー!」という反応を得られるように努力しましょう。

映画や連載記事など人を惹きつける工夫を参考にする。

第二章 相手を惹きつける

話しに興味を持ってもらうために「つかみ」が大事です。

ユーモアもほどほどに。ウケ狙いは見事に決まればいいですが、リスクも大きいです。

自信を持って語りかけるように話します。

「今、何を言うべきか」を判断する能力は、ビジネスパーソンに求められる資質です。

第三章 円滑にコミュニケーションする

人に話しをする時は相手の気に触らないように危機管理の意識を持つことです。

その言葉に愛情はあるのか。毒舌も人柄によります。

悪口を言う場合は面と向かって言えるレベルにとどめる。

叱る時の大原則は一対一です。反対に褒める時はみんなの前で。

理屈ではない感情もあります。謝る必要はないけど一言「ごめんなさい」と言うことで事が円滑に運ぶこともあります。その一言をこだわりなく言うのも人生では大切です。そう言う意味では謝ることは危機管理になります。

苦情を言う時のポイントはまず、自分の名前を名乗ること。怪しいものでないことを相手にわかってもらいます。そして言いたいことを具体的に言います。威圧的になったりネチネチ文句を言うと相手は身構えて消極的な対応に終始してしまってせっかくの苦情が実りなく終わってしまいます。

反対に苦情の対応法は穏やかに対応します。クレーマーでないとわかれば相手の言うことに真摯に耳を傾けます。もしクレーマーなら言葉尻を取られないように建前の話に終始しましょう。安易に理解を示すと相手に付け入る隙を与えます。

第四章 ビジネス文書を書く

書くこと(文章力)も伝えるには大事です。

優れた文書を書き写します。そうすることで読んだだけではわからなかった文書の良い面、悪い面が明瞭になります。文書を書き写す方法は著名な作家も文章力を磨くために有名作家の文章を丸写しして練習することがよくあります。

文章をまとめる場合、演繹法、帰納法の考え方が参考になります。

演繹法はある事柄を前提として具体的な結論を得る推論方法です。先に結論ありきの考えです。

帰納法は個別具体的な事例から、一般的な規則を見出そうとする推論方法です。いろいろと情報を集めて結論を構築していく考えです。報告書や提案書をまとめる場合は帰納法です。

具体的な文章を書きましょう。テーマについて良く理解出来ている証拠です。抽象的な表現が増えると理解があやふやであり、美辞麗句を並べても人には伝わりません。

報告書は5W1Hを盛り込んで簡潔に書く。

第五章 文章力をアップさせる

物事を誰かに伝えるには独りよがりにならないことです。思いついたこと、伝えたいことを書き出してみて改善の余地がないか考えてみることです。この考えは習慣化できて、そうすることで伝える力は確実に上達します。

出来上がった文章は寝かせてから見直すと気がつかなかった不十分な点に気がつくことがあります。少なくとも重要な書類に関しては工夫や手間は惜しむべきではありません。音読することも有効です。

これら「寝かす」「音読」のすすめは外山滋比古氏も「思考の整理学」で述べていて頭もよくなります。

ブログを書いて他者の刺激を受けるのも文章力などの伝える力は向上します。

新聞のコラムを要約する訓練も文章力向上に役立ちます。

第六章 わかりやすく伝える

カタカナ語の使用は年齢層に応じて配慮が必要です。専門用語や業界用語、漢語表現、四字熟語についても時と場合に使用を考えたほうがいいです。

簡単なことは簡単に、難しいことも簡単にすることは人に伝えるときの基本です。

相手の立場になって伝える

図解はあくまでも手段です。その図を使っていかに説明するかがより重要です。

矢印は基準を決めて使うことでわかりやすい図解になります。

図解に入れる文字は最小限に。

第七章 この言葉、表現は使わない

「そして」「それから」が多い文章は幼稚になりがちです。文章の論理が続いていれば、あるいは時間経過がはっきりしているなら「そして」「それから」を使わなくてもスムーズな文章が書けます。

接続詞を使わないで文章を書く努力をすると、文章の論理を研ぎ澄まさなければならないので読みやすい文章が書けるようになります。

文章を書く場合、順接の「が」があると非常にわかりにくくなります。ただし話す場合は気にしなくても大丈夫です。

「ところで」「さて」も使い過ぎない方が良いです。

「いずれにしても」は絶対に使ってはいけません。直前までの論理に関係なく話を無理にまとめる行為です。

絵文字を使い慣れてしまうと掘り下げて考えなくなり思考力、表現力が低下してしまいます。

第八章 上質のインプットをする

「書く」「話す」をアウトプットとするとインプットは「読む」行為です。良質なアウトプットをするにはインプットが欠かせません。なので読書はとても大事です。

伝える力を養うには小説を読むのがいいです。イメージの伝え方の勉強になります。読書することによって語彙や人間の幅が広がり伝える力が身に付きます。

話し方を学ぶには落語がいいです。

思いついたらすぐにメモをとる癖をつけることでアイデアや企画案が蓄積されて「伝える力」がパワーアップします。

まとめ

本書はビジネスパーソンには必須の伝える力の身につけ方が細かく解説されています。文章力の学び方、使ってはいけない言葉、クレームに関する事など具体的に説明しています。フリージャーナリストとして活躍し、メディアでもわかりやすく伝えることを実践している著者だからこそ分かるテクニックを惜しげもなく披露しています。

著者 池上彰

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